Chúng ta chỉ có 24 giờ mỗi ngày, quản lý thời gian nghĩa là phải làm sao để vừa hoàn thành đúng tiến độ công việc, vừa đem lại hiệu quả cao như mong đợi? Nghiên cứu cho thấy, năng suất công việc không được quyết định bởi số giờ bạn dành cho công việc mà phụ thuộc vào chất lượng của buổi làm việc. Dưới đây là 7 cách giúp bạn vừa rút ngắn thời gian, vừa nâng cao năng suất:
Xem thêm: 3 bí mật kiếm tiền của người giàu: Việc nhẹ lương cao
1. Tạo không gian yên tĩnh tránh các tác nhân gây xao nhãng
Mỗi người chúng ta có trung bình 8 tiếng một ngày để làm việc nhưng thống kê cho thấy trung bình chúng ta lãng phí 1-2 tiếng làm việc vì bị xao nhãng bởi các tác nhân bên ngoài: smartphone, đồng nghiệp, môi trường xung quanh…
Điều bạn cần làm lúc này là chọn cho mình một không gian yên tĩnh hoặc dùng headphone để cách âm với tiếng ồn bên ngoài. Tắt mọi thiết bị điện tử và đặt chúng ra xa tầm tay của bạn và chỉ sử dụng nó trong giờ giải lao. Tuyệt đối chỉ nhận những cuộc điện thoại khẩn cấp và trả lời email trong một khung giờ cố định.
Có một phương pháp giúp gia tăng hiệu quả khi làm việc đó là làm theo chu trình 90 phút. Khi bạn lên kế hoạch công việc từ tối hôm trước, hãy chia từng nhiệm vụ thành những khoảng thời gian 90 phút để đảm hoàn thành đúng tiến độ, sau đó, hãy dành ra 10 phút để nghỉ ngơi trước khi tiếp tục công việc. Điều này sẽ thôi thúc bạn tập trung 100% công sức của mình để hoàn thành nhiệm vụ do chính mình đặt ra.
Xem thêm: 7 cách để trở nên toàn diện trong mọi lĩnh vực
2. Tập trung phát huy điểm mạnh
Ông bà ta có câu: “Một nghề cho chín còn hơn chín nghề” ý chỉ hãy tập trung và phát triển một lĩnh vực, nền tảng mà bạn giỏi nhất hơn là ôm đồm nhiều việc nhưng lại không làm tốt gì cả. Đặc biệt nếu bạn là một người lãnh đạo, bạn sẽ không thể một mình đảm nhiệm tất cả các vai trò trong một tổ chức. Việc bạn cần làm là chỉ đảm nhiệm những đầu việc quan trọng và cần thiết cho việc phát triển kỹ năng của mình. Đối với những nhiệm vụ đơn giản, các dự án nhỏ, hãy giao lại nhiệm vụ đó cho cấp dưới của mình.
3. Tìm ra thời gian làm việc hiệu quả
Khả năng tập trung và làm việc của mỗi người là khác nhau: có người cảm thấy năng suất khi làm việc vào sáng sớm nhưng người kia lại chỉ thật sự có thể làm việc khi tối muộn. Vì vậy, hãy chọn ra khung giờ bộ não của bạn hoạt động tốt nhất cho công việc và tập trung giải quyết những công việc quan trọng, đòi hỏi sự sáng tạo trong khoảng thời gian này. Bởi khi tập trung, não sẽ có xu hướng hoạt động hết năng suất và đưa ra những ý tưởng đột phá, sáng tạo nhất. Chắc chắn rằng một thời gian sau, bạn sẽ ngạc nhiên bởi năng suất làm việc của chính mình được nâng lên trong khung giờ vàng này.
4. Tạo cho mình một khung giờ cố định
Chúng ta thường có xu hướng ham công tiếc việc, hay cố gắng hoàn thành nốt công việc còn dang dở trong ngày, thậm chí sẵn sàng ngồi ở công ty đến chín, mười giờ tối chỉ để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, điều bạn không biết là ngồi như vậy liên tục hàng giờ có thể khiến bạn mệt mỏi về thể chất và tinh thần. Kết quả là ngày hôm sau, bạn sẽ đến công ty trong tình trạng kiệt sức, khiến năng suất của bạn giảm xuống chỉ còn khoảng 50%.
Do đó, không phải lúc nào làm thêm giờ cũng được như ý muốn. Trừ những trường hợp khẩn cấp, hãy cố gắng tập thói quen giới hạn giờ làm việc, chẳng hạn như từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều.
Hãy cố gắng hoàn thành công việc trong một khung giờ làm việc cố định để tránh tình trạng trì hoãn kéo dài. Cơ thể và bộ não của bạn sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành tốt công việc khi có áp lực thời gian cần hoàn thành để được về nhà.
Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả: 5 khối năng suất chủ đạo nhất
5. Quản lý thời gian sử dụng Email
Thực tế, soạn thảo và trả lời email chính là điều khiến bạn mất nhiều thời gian nhất bởi nó đòi hỏi sự chỉn chu và chính xác. Tuy nhiên bạn không thể dành cả ngày chỉ để tập trung vào email. Điều bạn cần làm lúc này là vạch ra một khung giờ cố định dành cho việc trao đổi qua email. Tập trung cho những email mang tính quan trọng, cấp bách trước tiên. Bạn có thể phân loại mức độ quan trọng của email bằng cách dán nhãn. Tắt thông báo trong thời gian xử lý các đầu công việc trong ngày và quay lại xử lý khi còn đủ thời gian. Điều này tuy đơn giản nhưng không phải ai cũng biết cách để cứu lấy thời gian “chết” của bản thân.
6. Hãy để công nghệ giúp bạn tối ưu hóa công việc
Nếu thật sự có quá nhiều công việc cần xử lý, hãy nhờ đến sự hỗ trợ của công nghệ. Chẳng hạn như việc trả lời email công việc. Thời đại 4.0, có rất nhiều công cụ có khả năng trả lời email tự , giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian thay vì phải đánh máy thủ công. Hay những công việc cần xử lý số liệu, biểu đồ, tính toán, việc bạn cần làm là đưa ra số liệu, tất cả các phần mềm trên Google đều có đủ khả năng thực hiện việc phân tích thay cho bạn. Nên nhớ: đừng tốn thời gian cho những việc nhỏ nhặt trong khi máy móc có thể giúp bạn.
Xem thêm: 4 kiểu người không bao giờ thành công
7. Quản lý thời gian: Học cách tổ chức công việc
Hãy trở thành một người có tổ chức bằng cách học cách sắp xếp các đầu việc một cách hợp lý và hiệu quả. Tập trung giải quyết những công việc quan trọng vào buổi sáng để đem lại hiệu quả tốt nhất. Nơi làm việc cũng ảnh hưởng phần lớn đến cảm hứng làm việc vì vậy hãy dành ra 10 phút đầu ngày để sắp xếp lại bàn làm việc, giấy tờ, sổ sách không cần thiết để tạo một không gian thoải mái. Quan trọng nhất, bạn cần duy trì việc làm này mỗi ngày để biến nó thành một thói quen không thể thiếu của mình.
Your Homie
E-Book phát triển bản thân toàn diện nhất
42 kỹ năng phát triển bản thân tối ưu mỗi ngày
42 “vật phẩm đặc biệt” sẽ giúp bạn nâng cao giá trị và năng lực bản thân, cải thiện những chuỗi ngày chán nản và mơ hồ.
